コラム
訪問看護はスケジュール管理が大変?実際の管理方法を紹介

・訪問看護は自分でスケジュール管理をするの?

・訪問先でスケジュールが変わった時に何を見て確認したらいいの?

・スケジュール管理に時間をかけたくない

訪問看護で働く時にどのようなスケジュール管理をされているか、それが難しくないかと気になっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

病院では、紙ベースで1ヶ月ごとの勤務表を提示されていた方も多いでしょう。

訪問看護では、事業所それぞれでスケジュール管理方法を取り入れており、それに沿って業務が進められています。

これまでの病棟勤務から訪問看護へ転職することで、ワークライフバランスを実現させたいという方はいらっしゃいませんか?

今回は、訪問看護師のスケジュールから、スケジュール管理方法の違い、訪問看護でのスケジュール管理のメリットをご紹介しています。

訪問看護においてスケジュール管理方法がわからないという方、これから訪問看護で働きたいという方は、是非ともこの記事を参考にしてみてください。

訪問看護師のスケジュールとは

訪問看護師の1日のスケジュールと、働き方はどのようになっているのでしょうか。

この項目で詳しく解説しています。

訪問看護師の1日のスケジュール

訪問看護師の勤務時間や訪問件数など、一般的な訪問看護師の一日の流れをみていきましょう。

【9:00】出勤、情報共有

訪問看護ステーションに出勤したら、FAXやメールなどの確認をします。スタッフが揃ったら全員で朝のミーティングとその日の確認や申し送りをします。

【9:30】訪問先へ出発

ミーティングが終了したら訪問準備をします。訪問先によって必要な医療機器を訪問バックに入れたり、足浴やケアのための物品なども準備します。

準備ができたら利用者のご自宅や介護施設へ自転車または車で出発します。

午前中の訪問は1〜2件、訪問時間は30分〜60分未満が一般的です。利用者に対して計画された支援を行います。

【12:00】昼食・休憩

午前中の訪問が終了したら、ステーションへ戻って昼休憩をとります。

この時間を利用して午前中の記録をしたり、午後の訪問の準備をします。また、スタッフ同士で情報共有をしたり、必要があれば医師やケアマネジャーへ連絡をとったりします。

【13:00】午後の訪問先へ出発

午後の訪問先へ出発します。午後の訪問は、2〜3件が一般的です。

【16:30】ステーションへ戻り記録

一日の訪問を終えたらステーションに戻り記録をします。記録だけではなく、情報共有をしたり、夕方のミーティングを行うステーションもあります。

また、訪問看護計画の作成・修正、訪問看護報告書の作成、医師やケアマネジャーへの報告を行います。

【17:30】すべての業務が終了したら退社

一日の業務が終了したら退社します。

1日の訪問件数

1日の訪問件数は、事業所や時期にもよりますが、だいたい4〜5件です。

午前に1〜2件、午後に2〜3件けんというスケジュールが多いようです。

訪問時間

介護保険を利用し訪問看護を受ける場合は、以下の4区分から必要性に応じて選択することができます。

  1. 20分未満
  2. 30分未満
  3. 30分以上60分未満
  4. 60分以上90分未満

医療保険が適用された訪問看護において、1回の訪問時間は30〜90分の利用が可能です。だいたい60分で利用するケースが多いようです。

精神科訪問看護の一回の訪問時間は30分区切りで、30分未満と30分以上の2パターンがあります。利用者の状況や利用している公的保険の内容によって、訪問時間や回数が異なります。

訪問間隔

訪問看護における1日の訪問間隔は、原則として2時間以上空けることが定められています。これは、2時間ルールと呼ばれるもので、2時間以内に訪問を行った場合には書く時間を合算して請求されます。これは、訪問看護を受ける側の利用者目線の訪問間隔です。

訪問をする側の訪問看護師では、1件の訪問先から2件目までの間隔は、移動時間として費やすことがほとんどです。

訪問時間以外の時間の使い方

訪問時間以外の時間の使い方としては、移動時間としてがほとんどですが、休憩や記録時間として使います。これらの場合は、車でその時間を過ごします。

また、訪問先の場所によっては一旦事務所に戻って記録をしたり休憩をしたりします。

時間をうまく調整できれば、トイレ休憩や買い物も可能です。

訪問看護での実際のスケジュール管理方法

訪問看護において、スケジュール管理はどのようにしているのでしょうか。

この項目では、実際に使われているスケジュール管理について解説しています。

それぞれ見ていきましょう。

エクセル

訪問看護のスケジュール管理では、管理表を無料でダウンロードできるものがあります。

このほとんどがエクセルで作成され、一目で訪問先やスタッフの予定が確認できます。

エクセルを使用していくと、後々に訪問件数などをデータ化することも可能です。

事業所によっては、スマホやタブレットを支給(貸与)され、各自で確認できますし、作成されたエクセルのデータをメールやチャットで送ってもらうこともできます。

スケジュール作成は管理者が主に行いますが、変更が必要な場合はスタッフで操作することはできません。

必ず管理者や上司への報告・連絡・相談を行うようにしましょう。

Googleカレンダー

訪問看護のスケジュール管理では、Googleカレンダーを利用している事業所もあります。

Googleカレンダーを利用すると、一つのアカウントでスタッフ全員が同時に確認できるメリットがあります。しかし、管理者以外も変更することが可能なため、間違って操作して変更してしまったというケースも発生するため注意が必要です。

スケジュールのタイトルに利用者名と看護師名を記載したり、看護師やセラピストと色分けをしたりしています。

看護師やセラピストごとの訪問件数を確認したい場合には、検索をかけて計算が可能です。また、利用者の訪問件数の計算もできます。

他に注意することは、急遽予定が変更された場合に確実に変更されたか確認することと、変更が反映されるのに時間がかかる場合もあるため、直接スタッフへ確認しないといけない状況も発生します。

スケジュール管理アプリ

訪問看護専用のスケジュール管理アプリも開発されています。

このアプリでは、Googleカレンダーやエクセルを利用できたり、訪問先の住所からGoogleマップに反映され、移動時間を短縮させて方もができるように計画することもできます。

このアプリでは、移動時間短縮だけではなく、訪問先へのスタッフのグループ分けやレセプト業務も行えたり訪問看護の業務全般に関われるようなシステムが搭載されています。

さまざまな業者がアプリを開発しているため、試験的に利用できるかを確認して事業所やスタッフに合ったアプリを選択するとよいでしょう。

事務所のホワイトボードなど

事務所のホワイトボードにスケジュールを記載して管理している事業所もあります。

この場合は、事前に自分の訪問先や時間の確認をしなくてはなりません。前日が休みの日には、訪問先や時間が変更になっていないかを確認するため、訪問先へ直行することができない場合もあります。

スケジュールの変更もあるため、その際には直接スタッフへの連絡調整が必要となります。

訪問看護においてスケジュール管理ができるメリット

病棟とは違って、訪問看護のスケジュール管理は重要です。

訪問看護でのスケジュール管理ができるとどういったメリットがあるのでしょうか。

この項目で詳しく解説します。

自分の働く時間が明確になる

まずは、訪問看護師自身の働く時間が明確になります。

そうすると、訪問の間に休憩を取ったり記録をしたりとタイムスケジュールを組みやすくなります。

また、緊急訪問が入った場合にも、誰が訪問できるかを一目で確認でき、訪問の空き時間があるかや近くの訪問先に行っているスタッフは誰かを確認して対処できます。

勤務時間以外の予定を考えられる

スケジュール管理ができることで、勤務時間以外の予定も考えられます。

例えば、訪問時間以外でいつ記録を書くのか、ケアマネージャーや多職種との連絡調整ができる時間はいつなのか、担当者会議など訪問以外の予定を組むことができます。

これらのことから、訪問以外の予定をいつ・誰が参加できるかが一目瞭然になるのです。

直行直帰で仕事以外の予定を組みやすい

直行直帰を設けて通勤時間を少なくしている事業所もあります。

スケジュール管理をして直行直帰と考えると、訪問終了後の予定を組みやすくなります。そうすると、ワークライフバランスも整い仕事にやりがいを感じられるでしょう。

子育てや介護、プライベートの趣味などの予定も組みやすくなり、訪問看護師としての仕事を継続できやすくなります。

勤務時間以外で確認ができる

Googleカレンダーやアプリなどでスケジュール管理をすることで、勤務時間以外で自分のスケジュールはどうだったか、変更になったかを確認することができます。

また、プライベートでの急な予定変更が発生した際にも、事前に相談するための準備もできます。

夜寝る前に、次の日のスケジュールはどうだったかなと確認したり、家族やプライベートの予定を事前に設定しておこうと考えた時にも、勤務時間以外に確認できるため大変助かります。

変更になった時にすぐ確認ができる

自分自身の都合で予定変更になったり、利用者の都合で予定変更になった場合にもすぐにスマホやタブレットで変更が確認できます。

訪問中に次の訪問先の変更になったり、それ以降の変更があった時には電話に出ることができません。

訪問が終了すれば、変更になったことをすぐに確認できます。

他の看護師の予定がわかることで相談しやすい

自分や家族の都合で勤務変更が必要になったり、交代を依頼しないといけなくなった場合には、誰に相談すればよいかをスケジュールを見て確認できます。

また、緊急訪問が必要となった場合にどのスタッフへ声をかけられるかも一目で確認できます。

利用者や家族へ報告することが発生した際にも、どのスタッフへ依頼したらいいかが確認できるためスムーズな対応が可能です。

訪問看護においてチームでのスケジュール管理のメリット

これまでは、訪問看護師個人のスケジュール管理のメリットを解説してきました。

訪問看護においてもチームでの活動が重要な鍵となります。そこで、訪問看護でのチームのスケジュール管理でのメリットはどのようなことがあるのでしょうか。

この項目で詳しく解説しています。

最適な訪問ルートが設定できる

訪問看護において、頭を悩ませることの一つが訪問ルートです。

設定を間違えてしまうと、移動距離が長くなり訪問できる件数も少なくなってしまいます。

訪問看護のスケジュール管理をすることで、訪問先の距離を確認でき、最適な訪問ルートを設定できます。また、移動時間の短縮ができるということは、ガソリン代などの節約もできます。

担当するエリアを決められる

スケジュール管理をする際、担当するエリアを決めることもできます。

担当エリアがあると、最適な訪問ルートを設定して移動時間の短縮も可能です。担当のスタッフが近くに訪問していれば、急遽変更になっても他のスタッフへ変更の依頼ができスムーズな介入が可能です。

チームで情報共有ができる

スケジュール管理は、チームでの情報共有ができるのも一つのメリットです。

チーム全体がスケジュールを確認すれば、看護師だけではなく、セラピストも訪問している場合にはチームで利用者や家族への適切な対応を素早く実施できるように情報共有します。

主に管理者がスケジュールの設定や変更をしますが、間違いや変更があった時にもチーム間で情報共有しているとそのことにも気づくことができます。

また、新たな訪問先の設定をする際に、いつどの時間に訪問が可能かを担当者会議の際などに確認してスムーズな返答ができます。

ICTの活用でより簡単に情報交換が可能

訪問看護では、ICTの活用が盛んになってきています。ICTの導入をしていない事業所が少ないといっていいほどです。

記録や情報交換のためには、電話連絡だけではなくスマホやタブレットを貸与されるケースも増えています。

ICTの導入により、チャットやLINEなどを利用し簡単に情報交換ができ、直行直帰を設けている事業所においても連絡調整が容易になります。

(まとめ)スケジュール管理ができる訪問看護で自分らしく働いていきましょう

いかがでしたか?訪問看護においてのスケジュール管理がワークライフバランスの実現が可能であることがご理解いただけたと思います。

働き方改革が推進されてきた昨今、看護師のワークライフバランスも実現させられなければ看護師不足も解消されません。

看護師としてイキイキ働くために、仕事も家庭も両立できる職場を探したいですよね。

訪問看護で働きながら、スケジュール管理がうまくいけば自分の考えるワークライフバランスの実現も可能です。

時間の有効利用ができるスケジュール管理をして働いていきましょう。